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Guia completo do planejamento Estratégico
O conceito de planejamento estratégico se refere a um processo sistêmico que permite definir o melhor caminho a ser seguido por uma organização, para atingir um ou mais objetivos, dentro de um contexto previamente analisado. Isso se faz analisando cenários, definindo metas e ações que permitirão chegar onde se deseja.
Ele é um conceito básico da gestão e administração empresarial.
O planejamento é um processo que pode ser desenvolvido e incorporado na cultura de qualquer organização, independentemente de seu tamanho e segmento em que atua. Todas as organizações possuem objetivos a serem atingidos, logo, todas podem e devem ter o seu planejamento estratégico.
Planejar precisa ser um processo participativo, contando com o engajamento de todos - Começando pelo líder da organização. O alinhamento entre as pessoas que fazem parte da organização é um dos principais fatores para o sucesso.
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Post: Solução para a falta de engajamento da equipe
Infográfico: O papel do líder no PE
Para muitos, o planejamento estratégico pode parecer algo muito teórico, porém, planejar da forma correta traz grandes benefícios práticos.
O sucesso do seu plano estratégico não está só no resultado tangível. Há também os intangíveis. Ao longo do processo do planejamento se descobre e aprende muitas coisas sobre nós mesmos e sobre os outros.
Separamos 4 motivos não tão tangíveis que por si só já justificam o trabalho de construir um bom planejamento estratégico:
Ao longo do tempo, empresas perdem um pouco da própria identidade. Alguns iniciam o negócio sem uma definição clara sobre o que é e o que querem ser no longo prazo.
A máxima socrática do “conhece-te a ti mesmo” se aplica também à gestão de uma empresa. Antes de tudo é preciso identificar quem, com suas virtudes e defeitos, para então definir uma missão que tenha sintonia com o que sou.
Antes de agir, desenvolver produtos, realizar investimentos, assumir riscos, é fundamental conhecer suas potencialidades (forças) e suas deficiências (fraquezas). Fazer aquilo para o qual tem potencial e afinidade.
Uma empresa com missão, visão e valores tem muito mais chances de construir uma história de sucesso e duradoura, além da realização de seus sócios e funcionários. O planejamento estratégico ajuda na definição da filosofia e na análise interna da organização.
Saiba mais:
Post: Diagnóstico Estratégico
Depois que a organização descobre quem é e o que tem a oferecer, é o momento de traçar um mapa de seus objetivos e metas.
Determinado objetivo pode exigir mais investimento do que outro, restringindo seus recursos disponíveis. Por isso é importante estabelecer os objetivos logo no início do seu plano.
O planejamento estratégico ajuda a analisar os cenários externos e a partir daí definir seus objetivos de curto, médio e longo prazo.
Parece fácil, mas ter a visão correta do lugar onde se está e onde se quer chegar, sem um planejamento, é impossível. Algumas organizações impõem metas absurdas que nunca conseguirão ser cumpridas, é preciso ser realista na hora de planejar seus objetivos.
Saiba mais:
Post: Como alcançar o sucesso empresarial
Após os objetivos traçados, muitos caminhos podem levar ao mesmo lugar. Porém, o tempo e o desgaste podem variar de um para outro. Dependendo da escolha, o futuro pode ficar comprometido, sendo que, um percurso bem planejado, possibilita que a realização se dê já no processo da caminhada, com menos dor e sofrimento.
Onde você quer que sua empresa esteja daqui um ano? E daqui a cinco anos? Você já se perguntou isso?
O tempo que se levará para planejar certamente será ainda inferior ao tempo desperdiçado, quando se recorre ao método da tentativa e erro. O planejamento estratégico ajuda a pensar nos riscos que cada caminho oferece e planejar as ações, cada uma com o seu tempo e o seu responsável.
Muitos tentam, investem recursos e tempo e não chegam onde gostariam. Os que planejam, principalmente em grupo, conseguem mais êxito em suas conquistas. Não é à toa que se diz que “ninguém é feliz sozinho”.
Nas empresas, um plano estratégico ajuda a integrar os sócios e os funcionários, tornando a instituição muito mais forte e preparada aos desafios do dia a dia.
É importante ouvir a opinião dos funcionários, pois eles estão todos os dias na empresa e sabem os pontos fortes e fracos, o que funciona e o que não funciona, talvez até melhor que os próprios gestores.
Uma vitória compartilhada é muito mais prazerosa, da mesma forma que uma derrota compartilhada é menos dolorosa.
Para construir o planejamento estratégico é importante criar um cronograma com todas as etapas. No mercado há plataformas que ajudam nisso. O software Scopi é uma delas.
Ele traz um passo a passo que facilita a montagem do seu plano e ajuda no monitoramento da execução, com seus avisos e painéis de controle.
Reunir a equipe de trabalho e apontar as forças e fraquezas do ambiente interno da organização e as oportunidades e ameaças do ambiente externo.
Esta metodologia é conhecida como análise SWOT.
Definir a Missão, a Visão e os Valores da organização, é extremamente importante. Além dos seus clientes, os próprios colaboradores precisam ter conhecimento sobre a filosofia da organização.
Construir o Mapa Estratégico com os Objetivos Estratégicos. Uma das metodologias usadas para definição dos objetivos estratégicos é o BSC (Balanced Score Card).
Definir as Metas (métricas financeiras, de marketing, de recursos humanos,…) a serem conquistadas para cumprimento dos respectivos objetivos estratégicos. Com o cuidado para não impor metas absurdas e impossíveis de serem atingidas.
Criar os indicadores que permitirão o monitoramento das metas. Se a empresa tem uma meta de alcançar um determinado valor de faturamento, um dos indicadores a serem monitorados é o faturamento.
Distribuir as metas e os indicadores para os colaboradores para que cada colaborador tenha consciência da sua responsabilidade e importância.
Criar os planos de ação (Projetos e Processos) que irão viabilizar a conquista dos objetivos estratégicos, com as previsões de datas e os responsáveis.
Vinculá-los aos objetivos estratégicos e definir uma priorização.
Realizar reuniões semanais de equipe onde cada área da empresa faz a sua reunião e avalia os seus números, o que foi feito na semana anterior e quais serão as prioridades da semana. Normalmente estas reuniões acontecem na segunda-feira.
Realizar reuniões mensais, onde os gestores se reúnem para fazer a avaliação dos resultados. Em empresas menores, é comum os colaboradores também participarem.
Redefinir periodicamente o SWOT, os objetivos estratégicos, as metas e os planos de ação.
O grande diferencial das organizações inovadoras é fazer o planejamento estratégico se tornar um hábito, inserido no dia a dia. Para isso, a vinculação de processos de rotina ao mapa estratégico e o acompanhamento diário são indispensáveis.
O líder é peça chave em qualquer organização, independentemente do seu segmento e do seu tamanho. Não há sucesso sem uma boa liderança. Haverá sempre um líder por trás ou na base de uma grande realização.
No passado, os líderes, considerados chefes, eram autoritários, não compartilhavam suas idéias e, praticamente, não abriam espaços para seus subordinados opinarem e criarem. O líder da atualidade compartilha seus desejos e objetivos com a equipe, que é estimulada a desenvolver um processo de construção conjunta e contínua.
Na construção do plano estratégico e no acompanhamento de sua execução a participação do líder é fundamental. Um bom software de planejamento estratégico e uma equipe com potencial de engajamento são importantes, mas nada substitui a atuação do líder.
Desde a análise de cenários, até o processo de controle das metas e dos projetos, a presença ativa do líder se faz necessária. Se o líder não assumir o seu verdadeiro papel, ele passa a ser o problema e não a solução. Como consequência, o planejamento estratégico morre e o maior responsável será o líder, ou melhor, a ausência dele.
Líder que é líder não para de pensar. Pensa sobre o que quer, sobre seus potenciais e os potenciais de sua equipe, sobre o que está acontecendo e sobre o que está por vir.
Para alcançar aquilo que deseja, antes de sair fazendo, o líder planeja, porque sabe que sem planejamento as chances de sucesso se reduzem e o retrabalho aumenta.
Principalmente em organizações menores o próprio líder assume a coordenação do planejamento estratégico e da grande maioria dos projetos, realizando ele próprio algumas ações e delegando outras.
O sucesso do planejamento depende do monitoramento constante das metas e dos prazos das ações. Também para poder proceder com os ajustes sempre que necessários. O bom líder tem a visão do todo, e faz isso muito bem!
O bom líder não simplesmente reprime quando uma ação não é realizada no prazo ou é realizada sem a qualidade pretendida. Ele apresenta alternativas e orienta sobre o melhor caminho.
A equipe precisa ser constantemente motivada, principalmente, para vencer as contingências e os obstáculos que se apresentam. Uma palavra de confiança, um elogio, tem sua força.
Talvez a atribuição mais importante. É difícil a equipe seguir um líder que manda, mas não faz. Diz que é preciso planejar, mas não planeja, diz que é preciso medir, mas não avalia.
Juntamente com a disposição do líder e o engajamento de toda a equipe, para colocar em prática o planejamento há certos valores que precisam ser disseminados.
Confira 8 deles:
Saber o que é um planejamento estratégico em todos os seus detalhes e a importância que possui. Ter conhecimento suficiente sobre os métodos e as ferramentas que ajudam na sua implementação.
Acreditar no potencial da equipe de trabalho e no poder de transformação que um planejamento estratégico é capaz de provocar.
Criar mecanismos para exercer o controle sistemático sobre o andamento dos planos de ação, o cumprimento dos prazos e o atingimento das metas.
Ajudar os colaboradores a entenderem a importância do plano e a superarem eventuais dificuldades no cumprimento das ações e das as metas.
Iniciativa e força de vontade para introduzir a cultura do planejamento estratégico e para superar as resistências, bastante comuns a todo tipo de mudança.
Colocar em prática os planos de ação, definidos no planejamento estratégico, dentro do prazo programado e da qualidade esperada.
Comunicar as estratégias às partes interessadas e criar uma rotina de comunicação que mantenha todas as partes atualizadas sobre a evolução do planejamento.
Estar engajado com os propósitos do plano e com todos os compromissos que determinarão o sucesso dos planos e das estratégias.
Muitos líderes tornam-se um pouco resistentes à teoria do planejamento, questionando se realmente vale a pena investir tempo e aderir a ele. É normal colocarem obstáculos e dúvidas em pauta se realmente se faz necessário um planejamento estratégico. Esses obstáculos normalmente são:
São poucos os que não morrem de medo do novo e da resistência à mudanças. Tendemos a nos acostumar com a rotina, afinal, ela, mesmo que nem tão desejada garante uma certa segurança.
Segurança que em sua maioria dos casos é ilusória, pois enquanto estamos mergulhados na rotina, fazendo sempre o mesmo, há outros vencendo a resistência da mudança e encontrando novos caminhos para obterem ganhos.
Com o mercado atual muito competitivo, sendo agravado pela economia globalizada, é comum que o empreendedor se preocupe exclusivamente com a sobrevivência. Gestores sem conhecimentos do planejamento estratégico, acabam deixando de lado a visão estratégica e de longo prazo.
Vivemos numa sociedade com sobrecarga de atividades, o que gera falta de tempo. Uma das soluções é reduzir o desperdício de tempo, o que se pode conquistar com planejamento.
Antes de sair fazendo, como é de costume, a recomendação é pensar nos objetivos e sistematizar os melhores caminhos para se chegar onde se deseja.
O tempo utilizado para planejar, sempre será inferior ao que seria desperdiçado quando se faz sem planejamento. Além de também evitar fazer alguma tarefa repetidamente.
Apesar de sabermos que planejar antes de sair fazendo reduz riscos e desperdícios e aumenta as chances de sucesso, ainda damos preferência a fazer sem planejar devidamente. Planejar, em grande parte dos casos, não significa um detalhamento minucioso de tudo que vamos fazer, mas sim definir minimamente o que, quem, quando e como fará, pensando também no porquê e no custo que terá.
Se começarmos a sistematizar o que faremos podemos começar a criar o hábito saudável do planejamento.
Muitos até sabem dos benefícios que a adoção de um planejamento estratégico traz, porém, por desconhecerem seus elementos principais, acreditam que uma gestão estratégica não se aplica a sua realidade.
Normalmente pensam que se trata de algo exclusivo para grandes corporações privadas, ignorando que a grande maioria destas já foram minúsculas organizações e só chegaram onde estão porque souberam fazer a opção por uma gestão baseada no planejamento estratégico e no controle dos processos e resultados.
Errar é absolutamente normal, principalmente quando não se pode prever os acontecimentos no mercado atual. Sendo o planejamento um processo que precisa ser contínuo, boa parte dos resultados aparecem somente a longo prazo.
Em meio a essas mudanças, são comuns alguns erros acabarem interferindo, a ponto de fazer muitos gestores desistirem do que foi planejado. O que vai fazer a diferença em sua empresa é aprender com os erros e não encontrar neles motivos para a desistência.
Quando compramos um produto ou contratamos um serviço, há vários itens que podemos levar em conta para realizarmos a melhor escolha. Com um software de planejamento estratégico não é diferente.
Conheça bem o(s) problema(s) que pretende resolver com um software de planejamento estratégico. A grande maioria das empresas precisam de um software para facilitar o monitoramento da execução do plano estratégico, com tudo num só lugar.
O software na nuvem permite que os usuários acessem de qualquer lugar, a qualquer momento. As atualizações são automáticas e cópias de segurança (backups) não precisam ser feitas pelo usuário.
Não deixe de contratar sem solicitar uma demonstração. Observe se o software tem uma interface intuitiva, se tem as ferramentas principais de um planejamento estratégico, SWOT, Mapa Estratégico, Indicadores e Metas, Projetos e Processos, tudo integrado. Há software que ainda disponibilizam versão mobile.
Um critério de seleção importante é a funcionalidade de emitir alertas por e-mail. Isso aumenta o envolvimento dos usuários e deixa a equipe mais informada, pois não precisa estar dentro do sistema para saber o que está acontecendo.
Um bom software é aquele que trata de todas as etapas do processo. Pouco ajuda ter um software somente de gestão de projetos (planos de ação) se não pode vincular a um mapa estratégico e fazer a gestão dos indicadores. Análise Swot e Canvas modelo de negócio também é bem importante.
Ele deve permitir que você tenha uma visão geral dos principais indicadores de desempenho da empresa, de como está o andamento dos projetos e suas respectivas ações. Poder fazer o balanceamento do SWOT e visualizar os desempenhos por objetivo estratégico também é um recurso muito importante.
Suporte técnico por telefone, chat ou e-mail é indispensável na escolha de um software. Durante o uso é normal que surjam dúvidas e aí o suporte precisa estar disponível para solucionar.
O preço deve obedecer a famosa relação custo x benefício. É importante comparar preços de fornecedores, cujos produtos tenham a mesma finalidade. Um software de planejamento estratégico não deve ser comparado a um software de gestão de tarefas ou projetos, por exemplo.
Quando o assunto é planejamento estratégico, encontramos algumas limitações nas planilhas eletrônicas que dificultam a construção e a gestão do planejamento.
A seguir apresentamos 5 motivos que justificam a opção por um software especializado:
O compartilhamento das informações é um dos itens mais importantes para o sucesso de uma organização com foco na qualidade e na competitividade.
Há sistemas especializados que permitem o acesso aos dados a qualquer momento e de qualquer lugar. Estes sistemas também são mais ativos que as planilhas, pois emitem avisos por e-mail quando algo está atrasado ou, até mesmo, está sendo realizado.
Colocar numa só planilha as informações da gestão estratégica de uma organização, ou seja, diagnóstico estratégico, mapa estratégico, indicadores e metas e, ainda, projetos e processos, é algo praticamente impossível, diante da complexidade e da forma como se dará o acesso.
Um sistema pode também ser integrado com outros sistemas da organização, proporcionando alimentação automática o que gera ganhos de tempo e segurança.
Quando se usa planilha, é necessário que cada colaborador entre para verificar o que está desatualizado. Dependendo do software, ele mesmo informa através de avisos por e-mail quando um indicador, um projeto ou uma ação está atrasada.
Assim fica muito mais fácil também para que o gestor acompanhe os eventuais atrasos.
Montar uma planilha pode ser uma tarefa fácil, mas habilitar macros, gerar interdependências entre documentos, criar fórmulas e gerar relatórios exige um conhecimento bem mais especializado.
Organizações que optam por planilhas vão precisar de um “expert” em planilhas e, mesmo assim, o resultado ainda será inferior a um sistema, já que um bom sistema pode ser bem mais amigável.
Para que a organização não corra o risco de perder os dados, armazenados em planilhas é necessário rotinas de backup, realizadas manualmente. Nas planilhas também há uma enorme dificuldade de verificar quem acessou e o que fez. No caso de um sistema na nuvem, o backup é automático e muitos destes sistemas gravam logs, além de terem recursos que permitem restringir o acesso à determinadas seções.
Descubra tudo o que o software SCOPI
pode fazer pelo planejamento da sua empresa.
